Mengenai Kategori Outlook

• April 23, 2024

Menggunakan kategori adalah cara terbaik untuk memastikan persekitaran Outlook anda teratur dengan baik tanpa mencipta pelbagai folder. Dengan menggunakan kategori, anda boleh menyimpan semua item dalam satu folder tetapi kumpulan seperti item bersama mengikut kategori (kecuali untuk item e-mel). Sebaik sahaja kategori telah ditugaskan, anda juga boleh mencari, menyusun, dan menapis item mengikut kategori. Sebagai contoh: Anda mungkin mempunyai koleksi e-mel (dihantar dan diterima), kenalan, tugas, pelantikan dan nota semua berkaitan dengan projek yang sama. Dengan kategori, anda boleh menarik mereka semua untuk melihat gambar besar.

Kategori Master
Outlook mengandungi senarai Kategori Master asal yang membolehkan anda menambah kategori anda sendiri untuk memenuhi keperluan peribadi anda. Anda boleh mencari Senarai Kategori Master di bawah menu Edit / Kategori menu. Gunakan butang Kategori Master dalam tetingkap Kategori untuk menambah dan mengeluarkan kategori dalam senarai Kategori Master. Apabila anda mengalih keluar kategori dari senarai Kategori Master, item yang ditugaskan ke kategori tetap tidak berubah. Anda boleh terus mengumpulkan item tersebut menggunakan kategori yang dipadam.

Amalan yang baik adalah untuk memberikan satu atau lebih kategori kepada item Outlook anda dengan memilih kategori dari senarai Kategori Master. Anda hanya boleh menaip kategori dalam bidang kategori item anda, tetapi kemungkinan besar anda tidak akan merujuk kepada kategori dengan cara yang sama untuk setiap item dengan itu mengalahkan tujuan menggunakannya.

Sebagai contoh, item pertama yang anda ingin mengkategorikan, anda menaip MS Office. Beberapa hari kemudian, anda mempunyai item baru untuk kategori yang sama. Kali ini anda menaip, Microsoft Office. Outlook menafsirkannya sebagai kategori BARU.

Menggunakan Senarai Kategori Induk memastikan konsistensi dan mengelakkan salah ejaan.

Menetapkan Kategori ke Item
Anda boleh memperuntukkan satu atau lebih kategori kepada sebarang jenis item Outlook. Dengan pengecualian borang mesej e-mel, anda akan melihat medan Kategori dan butang pada setiap bentuk Outlook. Untuk memberikan kategori kepada item e-mel, anda mesti pergi ke pilihan e-mel untuk mencari medan kategori.

Untuk menetapkan kategori semasa penciptaan item, klik pada butang Kategori pada borang (atau butang Opsyen pada item e-mel) dan tandakan semua kategori dalam senarai Kategori Master yang digunakan; kemudian klik OK. Buka sebarang item yang sedia ada dan meneruskan seperti yang diterangkan di atas untuk menambah kategori selepas penciptaan.

Anda boleh memperuntukkan kategori untuk membiak item dalam senarai. Pilih semua item yang ingin anda berikan kategori yang sama. Klik kanan pada pilihan biru, dan pilih Kategori dari menu pintasan. Semak semua kategori yang digunakan; kemudian klik OK.

Keluarkan Kategori daripada Item

Buka item yang ingin anda keluarkan kategori. Klik pada butang Kategori dan alih keluar tanda semakan pemilihan dari kategori yang anda ingin alih keluar. Anda boleh membuang kategori dari berbilang item dalam senarai dengan pra-memilih kumpulan item; memilih Kategori dari menu pintasan klik kanan; menghilangkan kategori yang anda ingin alih keluar; kemudian klik pada OK.

Cari Semua Item

Gunakan arahan Carian Lanjutan dari menu Edit untuk mencari semua item dalam kategori. Dalam kotak dialog Carian Lanjutan:

- Pilih "Mana-mana Jenis Perkara Outlook" dari lungsur turun untuk medan Look For
- Mengesahkan Folder Peribadi dipaparkan dalam In: Field, Outlook akan melihat semua folder yang ada dalam folder peribadi anda. Anda boleh mengklik semak imbas untuk mempersempit carian anda ke folder terpilih.
- Klik tab Lebih Pilihan
- Klik pada butang Kategori
- Pilih Kategori yang anda mahu cari
- Klik OK

Semua item dengan kategori yang anda pilih akan muncul dalam tetingkap Cari. Anda boleh membukanya untuk melihat butiran dengan mengklik dua kali pada item yang anda mahu buka.

Anda boleh menyimpan carian anda untuk diambil semula pada masa akan datang. Klik pada Fail / Simpan Carian, pilih folder yang anda ingin simpan carian, berikan carian nama fail dan klik pada Simpan. Jenis fail hendaklah Carian Pejabat Tersimpan dan fail akan membawa sambungan fail .oss. Untuk membuka carian yang disimpan, klik pada Carian Fail / Terbuka, cari carian yang anda mahu buka, pilih dan klik OK. Semasa acara Terbuka, Outlook akan melaksanakan carian baru berdasarkan kriteria yang ditetapkan dalam carian yang disimpan.

Percetakan SEMUA Item dalam Kategori

Selepas melaksanakan carian, anda boleh mencetak semua item yang dijumpai. Pilih semua fail dalam tetingkap carian (Edit / Pilih Semua atau dengan menggunakan pemilihan tetikus). Klik kanan pada kawasan pilihan biru dan pilih cetakan dari menu pintasan.

Pilih gaya cetakan yang anda mahu:

- Gaya Jadual mencetak hanya senarai item yang dijumpai
- Gaya Memo mencetak kandungan item

Pilih pilihan cetak lain yang diperlukan; kemudian, klik pada butang cetak untuk menghantar dokumen ke pencetak.

Jika anda adalah pengguna Outlook yang aktif dan menggunakan kebanyakan ciri di luar e-mel, pertimbangkan untuk menggunakan kategori untuk menyimpan item Outlook anda.

Arahan Video: Zeti: Interest rates accommodative, credit growth strong (April 2024).