Menggunakan Folder di Outlook

• April 16, 2024

E-mel telah menjadi pilihan komunikasi menggantikan surat, memo dan panggilan telefon. Semasa berkomunikasi melalui e-mel mempunyai kelebihan seperti berkomunikasi 24/7, menjejaki perbualan dan tiada perjalanan ke pejabat pos terdapat juga banyak kelemahan untuk menggunakan e-mel di tempat mod komunikasi tradisional. Ini termasuk maklumat yang berlebihan, komunikasi yang berterusan dan tidak seperti panggilan telefon yang sebaik sahaja anda menutupnya adalah melalui e-mel yang masih dalam akaun anda yang menunggu untuk dipadam atau difailkan yang membawa kepada peti melimpah yang melimpah.

(Nota: Saya mempunyai orang ramai dengan lebih daripada 15,000 item e-mel dalam peti masuk mereka! Sekarang yang melimpah!)

Terdapat beberapa kaedah yang boleh digunakan untuk membantu menganjurkan dan membersihkan peti masuk anda bersama-sama dengan kaedah yang boleh membantu memastikan anda teratur supaya peti masuk anda tidak berkembang daripada kawalan.

Kaedah pertama yang akan kita pelajari adalah menggunakan folder. Folder dalam Outlook adalah sama dengan folder dalam Windows - ia digunakan untuk rumah dan menyusun fail atau dalam kes ini e-mel.

Folder boleh bersarang yang membolehkan anda membuat folder dalam folder yang membantu mengatur lebih mudah. Berhati-hatilah untuk tidak membuat terlalu banyak folder atau mungkin sukar untuk mencari item kemudian.

Untuk Buat Folder di Outlook 2003/2007:

1. Daripada Fail pilih menu Baru, kemudian Folder

2. Taip nama folder di dalam Nama kotak

3. Di dalam Folder mengandungi kotak pilih Item Mail dan Pos

   
   

4. Pilih lokasi untuk folder baru

5. Klik pada okey

Anda juga boleh klik kanan pada Peti Masuk dalam navigasi kiri dan pilih Folder baru

Untuk Buat Folder di Outlook 2010:

1. Klik pada Folder tab

2. Klik pada Fail baharu

3. Di dalam Folder mengandungi kotak pilih Item Mail dan Pos

4. Pilih lokasi untuk folder baru

5. Klik pada okey

Anda juga boleh klik kanan pada Peti Masuk dalam navigasi kiri dan pilih Folder baru

Sebaik sahaja anda telah mencipta struktur folder anda, anda boleh mengalihkan e-mel semasa dan baru ke folder sama ada dengan menyeret dan menjatuhkan e-mel (e-mel semasa) atau menggunakan peraturan untuk memindahkan e-mel baru ke dalam folder seperti yang diterima.

Untuk Tambah Email Semasa ke Folder:

Pilih e-mel yang anda hendak pindahkan ke folder. Catatan: anda boleh memilih beberapa e-mel dengan memegang kekunci ctrl semasa mengklik e-mel.

Anda boleh memindahkan folder dengan:

• Klik kanan pada e-mel dan memilih Pindah ke Folder atau

• Seret e-mel yang dipilih ke dalam folder tujuan dalam navigasi kiri

Seterusnya saya akan berbincang dengan menggunakan peraturan untuk membantu mengekalkan e-mel anda tanpa interaksi anda. Tinggal!

Arahan Video: Mengelompokan Email Outlook (April 2024).