Cara Mudah Mengatur Kertas Penting Anda

• Mungkin 12, 2024

Beberapa minggu yang lalu, saya terkejut bahawa jika saya terpaksa meninggalkan rumah saya dalam keadaan kecemasan, saya tidak akan cepat dan mudah dapat meraih kertas penting saya, seperti dokumen insurans, maklumat akaun kewangan umum dan lain-lain perkara yang saya perlukan sekiranya bencana sebenar berlaku. Saya juga menyedari bahawa tidak mudah bagi orang lain untuk mencari maklumat ini sekiranya saya tidak berkesudahan dengan apa-apa cara.

Bukannya kertas saya tidak dianjurkan pada umumnya, tetapi kertas penting adalah sebahagian daripada sistem yang lebih besar dan tidak sepenuhnya mudah alih. (Saya tidak akan berfikir untuk melancarkan laci pemfailan saya jika saya melarikan diri dari rumah.) Jadi, saya gembira dapat melihat produk yang dijanjikan untuk menjadikan ia agak tidak menyakitkan untuk menyusun kertas utama saya: Securita Vital Records PortaVault. Saya meletakkannya ke ujian, dan inilah yang saya fikirkan.

Apa ini
PortaVault adalah sistem yang terdiri daripada kes kanvas zipping, ikat tiga cincin, pembahagi seksyen dengan maklumat tentang apa yang harus disimpan dalam setiap kategori, lengan pelindung dokumen plastik, label bercetak untuk mengenal pasti apa yang anda letakkan dalam lengan, kanvas kecil beg, dan bentuk pra-bercetak dengan ruang untuk maklumat seperti kenalan kecemasan, sejarah kesihatan, dan perancangan bencana. Pengikat juga mempunyai tali bahu dan plastik "baju hujan."

Bagaimana ia berfungsi
PortaVault bertujuan untuk memegang perkara-perkara seperti wasiat, sijil kelahiran, maklumat akaun kewangan, polisi insurans, dan maklumat preskripsi ubat - ringkasnya, apa-apa yang anda mungkin perlu dalam keadaan kecemasan atau orang lain mungkin perlu jika anda menjadi tidak berupaya. Pembahagi seksyen - Perancangan & Kenalan, Pengenalpastian & Rekod Keluarga, Kesihatan & Perubatan, Kewangan & Harta, Insurans, dan Perancangan Harta & Cukai - menyediakan garis panduan mengenai dokumen yang perlu diletakkan di setiap bahagian, berapa kerap untuk mengemas kini rekod anda, dan bagaimana untuk memastikan bahawa anda bersedia dalam keadaan kecemasan.

Semasa anda menyimpan dokumen dalam lengan pelindung PortaVault, anda menambah label pra-bercetak pada setiap lengan untuk mengenal pasti apa yang ada di dalamnya. (Terdapat label yang disesuaikan juga untuk apa-apa yang belum diambil kira pada versi yang telah dicetak.) Ia juga perlu mengisi borang di setiap bahagian supaya maklumat yang mungkin berselerak - sejarah perubatan, hubungan penting nombor, senarai barang berharga dan koleksi anda, dan sebagainya - disimpan di satu tempat.

Berapa lama masa yang diperlukan
Saya menghabiskan lebih kurang dua jam untuk mengenali sistem, membaca pembahagi seksyen dan arahan lain, mengisi borang, dan memindahkan perkara-perkara kepada pelindung rekod lengan dan melabelkannya. Sekiranya anda menggunakan sistem untuk rekod seluruh keluarga, anda mungkin memerlukan sedikit masa, seperti yang anda lakukan sekiranya kertas anda tidak sesuai dengan pesanan anda pada mulanya. Sudah tentu, anda boleh menetapkan sistem sedikit demi sedikit selama seminggu dan mungkin tidak akan membawa anda lebih daripada 15-30 minit sehari.

Kenapa saya suka
Saya bukan peminat sistem pemfailan yang sangat besar pada umumnya. Walau bagaimanapun, PortaVault adalah pengecualian kepada peraturan. (Dan untuk rekod, saya tidak mempunyai kepentingan dalam produk atau syarikat induknya.) Bagi pemula, kerana terdapat lebih sedikit kategori di sini daripada dengan banyak sistem pemfailan lain, saya mendapati lebih mudah dan kurang mengecewakan untuk digunakan. Saya juga menyukai fakta bahawa mudah untuk "mengatasi" saranan standard di mana untuk menyimpan perkara: jika anda berfikir maklumat akaun IRA anda harus pergi dalam Kewangan & Harta dan bukan Cukai & Perancangan Harta, letakkan di sana dan buat nota Borang Penunjuk Dokumen sistem.

Saya juga kagum dengan perhatian PortaVault kepada butiran kecil (tapi berpotensi penting). Lengan pelindung dokumen dilonggarkan di pinggir luar, yang menjadikannya lebih mudah untuk menyimpan dokumen-dokumen besar tanpa lengan lengan di sisi. Pengikat menarik dari kes kanvas supaya mudah digunakan. Borang yang telah dicetak adalah mudah dan logik. Kes kecil zipper (yang sendiri klip ke dalam pengikat) adalah tempat yang baik untuk kekunci tambahan, wang tunai, pemacu zip komputer, dan barangan kecil yang mudah hilang. Dan kes yang lebih besar itu sendiri menyikat sepenuhnya, tahan air, dan mempunyai pegangan yang kukuh di sepanjang tulang belakang.

Beberapa nota akhir
Seperti mana-mana sistem, PortaVault memerlukan beberapa usaha: anda perlu meluangkan masa untuk mengumpulkan kertas kerja anda, mengisi borang, dan menyimpan maklumat dalam sistem terkini. Lagipun, meraih pengikat penuh dengan rekod ketinggalan zaman dan tidak tepat akan menjadikan anda sebagai sedikit yang baik kerana tidak merampas apa-apa.Anda juga perlu memastikan PortaVault berada di tempat yang selamat dan mudah diakses - yang diketahui oleh semua orang dalam rumah anda; jika ia terletak di belakang almari atau tersembunyi di tempat yang anda tahu, ia akan menjadi lebih sukar untuk mendapatkan apabila ia diperlukan.

Sebaik sahaja saya membuat usaha untuk mendapatkan sistem itu dan meletakkannya di tempat yang logik, saya mendapati terdapat berat badan yang besar di bahu saya. Saya harap gempa bumi, kebakaran, atau bencana lain tidak akan meninggalkan saya melarikan diri dari rumah saya seketika, atau bahawa saya menjadi tidak berupaya, tetapi jika salah satu daripada perkara itu berlaku, saya tahu kertas-kertas terpenting saya sudah siap dan bersedia untuk pergi. Itulah perasaan tenang dan kepuasan saya sangat mengesyorkan.

Untuk mengetahui lebih lanjut mengenai PortaVault, lawati //www.securitaonline.com/products.htm.

Arahan Video: Bagaimana Lebih Pintar dalam Menabung? Cara menabung dijamin berhasil (Mungkin 2024).