Langkah-langkah Mudah untuk Sistem Penetapan Berkesan

• Mungkin 6, 2024

Artikel ini adalah petikan daripada e-buku baru saya, Panduan Kehidupan Teratur untuk Mengurus Kertas & Fail.

Asas kebanyakan sistem pengurusan kertas adalah satu set fail yang boleh memegang dan mengkategorikan maklumat yang penting kepada anda. Dengan beberapa bekalan asas dan beberapa langkah mudah, mewujudkan sistem pemfailan (atau mengemas kini yang sedia ada) boleh menjadi tugas yang agak cepat dan tidak menyakitkan, terutama jika anda telah mengeluarkan kertas yang tidak dikehendaki dan tidak diperlukan. Berikut adalah cara untuk mendapatkan fail anda dalam bentuk.

Apa yang anda perlukan:

• Folder fail kosong. Saya cadangkan menggunakan folder fail dalaman (atau manila) dan folder yang tergantung, tetapi jika anda ditekan untuk ruang, anda boleh menggunakan hanya satu atau yang lain.
  
• Nota melekit. Saiz standard 3-by-3 adalah ideal, kerana ia memberikan banyak ruang untuk menulis.
  
• Pen atau pensil.
  
• Kertas kosong atau dokumen pemproses kata kosong untuk mencatat nota mengenai kategori pemfailan yang akan anda buat dan apa yang terkandung dalam setiap.
  
• Apa-apa fail yang telah anda buat, sama ada mereka adalah sebahagian daripada sistem pemfailan yang anda miliki atau folder yang anda buat semasa anda mengetepikan kertas untuk disimpan semasa proses menyusun dan merumput.
  Beg atau sampah untuk kitar semula dan pencincang, sekiranya anda mencari kertas yang tidak diingini atau tidak diperlukan yang masih berseronok.
  

Apa nak buat:

1. Kumpulkan semua kertas kerja yang anda akan bekerjasama bersama di satu tempat. Jika anda mengemas kini sistem pemfailan yang sedia ada, anda mendahului permainan.
   
2. Ambil kertas dari bahagian atas timbunan anda dan lakukan salah satu daripada dua perkara dengannya:
   
   
   
   • Sekiranya ia berkaitan dengan kategori fail yang telah anda buat atau fail dalam sistem anda yang ada, tambahkannya ke folder itu.
     
   • Sekiranya ia tergolong dalam kategori yang baru atau berasingan, letakkannya dalam folder fail kosong dan gunakan nota melekit untuk memberi label itu sebagai label sementara.
     
   
   
3. Semasa anda meletakkan kertas dalam folder, tulis nota pada kertas kosong anda atau dalam dokumen pemprosesan kata anda tentang apa yang kertas itu dan di mana anda meletakkannya. Sebagai contoh, anda mungkin menulis, "Dasar insurans auto - dalam folder Kereta" atau "Maklumat penerbangan untuk perjalanan ke San Francisco - dalam folder Perjalanan yang Akan Datang." Nota-nota ini akan membantu anda mengingati di mana anda telah menyembunyikan perkara, dan juga akan membantu anda membuat peta fail apabila anda selesai menyediakan sistem anda.
   
4. Ulangi langkah ini dengan setiap kertas dalam timbunan anda. Jika anda mengemas kini sistem pemfailan yang sedia ada, daunkan kertas di setiap folder untuk menentukan sama ada mereka berada dalam folder atau tempat lain, dan sama ada label kategori pada folder masih tepat. Pindahkan perkara ke folder lain dan kemas kini label anda.
   
5. Sebaik sahaja anda telah menyusun dan mengkategorikan semuanya ke dalam folder, lihat semula melalui folder. Adakah kategori dan labelnya masuk akal? Adakah terdapat sebarang folder yang perlu disatukan? Mana-mana yang perlu dibahagikan kepada kategori yang lebih kecil?
   
6. Apabila anda gembira dengan kategori yang anda buat, lapangkan folder anda. Anda boleh menulis atau mencetak label atau membuatnya dengan pembuat label.
   
7. Letakkan folder ke dalam laci, kotak, atau bin fail yang anda gunakan untuk menyimpannya. Atur fail anda dengan cara yang masuk akal kepada anda berdasarkan cara anda menggunakannya. Sebagai contoh, anda boleh memesannya mengikut abjad atau kronologi, atau anda mungkin meletakkan folder yang mungkin anda gunakan paling banyak di depan, dengan fail yang kurang kerap diakses di belakang.
   
8. Tulis peta fail anda. Senarai ini, berdasarkan nota yang anda ambil mengenai kategori pemfailan yang anda buat dan apa yang anda simpan dalam setiap kategori, akan membantu anda mengingati di mana. Simpan salinan peta fail anda di hadapan laci fail anda atau dalam folder pada desktop komputer anda supaya mudah diakses apabila anda perlu mencari sesuatu dalam fail anda.
   
9. Mengagumi sistem pemfailan yang terkini, berfungsi!
   

Arahan Video: Pengurusan Dokumen & Sistem Fail Berkesan 1 (Mungkin 2024).