Reka Bentuk Jadual dan Kekalkan Ia!

• Mungkin 6, 2024

Apabila saya bekerja untuk sebuah syarikat yang sangat kecil dan seperti mana-mana perniagaan kecil, saya dikehendaki memakai banyak topi. Kerana saya adalah Jane of All Trades (saya melakukan sedikit pemasaran, penerimaan, menulis, clerical dll) Saya sentiasa ditarik dalam beberapa arah yang berbeza. Ia bukan kali pertama saya mendapati diri saya dalam keadaan kerja yang tidak tersusun namun menuntut ini, tetapi ini adalah kali pertama saya mengendalikan keadaan dengan rahmat. Saya hanya ada selama satu hari-setengah hari sebenarnya-sebelum mereka mempercayai saya untuk bekerja pada dokumen-dokumen penting mereka dan mengambil masa sebulan sebelum saya mempunyai setiap aspek tugas saya di bawah kawalan.

Rahsia saya? Saya merancang jadual dan tidak kira apa yang saya terikat kepadanya. Berikut adalah cara saya melakukannya. Anda juga boleh menggunakan teknik ini untuk membina jadual untuk diri sendiri di rumah.

Membuat pemerhatian.

Perkara pertama yang saya lakukan ketika saya memulakan tugas adalah melihat apa yang berlaku di sekeliling saya. Di manakah kerja saya datang? Berapa kerap saya mendapat kerja ini? Apakah tarikh akhir?

Apa yang saya cari dan cuba untuk diburu adalah tugas rutin-jenis tugas kegemaran saya di dunia kerana sekali anda telah melakukan sesuatu, sepuluh, dua puluh, seratus kali anda boleh menguasainya.

Tulis semuanya ke bawah. Tinggalkan apa-apa.

Semasa saya membuat pemerhatian saya, saya menulis sesuatu. Saya tahu saya menerima kerja dari bos, dan kira-kira setengah dozen pengurus lain secara rawak. Saya tidak pernah tahu apa yang akan datang atau berapa banyak. Saya juga mempunyai kerja pemasaran yang berterusan yang saya sedar lebih masa saya perlu menguruskan diri saya kerana saya perhatikan tiada sesiapa yang mengawasi kemajuan saya di kawasan ini. Kemudian terdapat dua laporan utama yang kedua-duanya berlaku setiap bulan. Bingo! Inilah yang saya cari - kerja rutin. Kerja rutin adalah indah untuk membina jadual.

Membuat senarai.

Selepas membuat pemerhatian saya, saya mula merangka apa yang saya sebut sebagai "Papan Pemuka" atau "Senarai Guru." Pada senarai ini, saya telah merosakkan semua tanggungjawab saya. Saya mengikuti falsafah yang saya gunakan dengan memfailkan: menggunakan kategori luas apabila memfailkan kerana lebih mudah untuk mencari dokumen dalam satu fail besar daripada menyusun 10 fail kecil.

Kerja datang dari pelbagai orang, maka saya mempunyai kerja saya sendiri dan dua laporan. Kerana tugasan begitu terputus, saya disatukan. Bos mempunyai kategori sendiri di bahagian atas senarai saya. Saya menyusun semua pengurus di bawah satu kategori. Projek peribadi saya adalah satu lagi dan laporannya berada di bawah satu kategori di bahagian bawah senarai saya kerana mereka adalah asas. Ini adalah tanggungjawab utama saya. Apabila saya mempunyai 20 perkara yang luar biasa untuk dilakukan dan telefon berdering dan e-mel saya melompat ia berasa baik untuk mengetahui akhirnya saya bertanggungjawab untuk hanya empat bidang utama walaupun pada mulanya ia berasa seperti 100!

Buat jadual.

Sebaik sahaja saya bersama syarikat itu selama sebulan penuh, saya dapat merangka deskripsi kerja am berdasarkan empat teras tanggungjawab saya. Saya menggunakan maklumat ini untuk membangunkan jadual. Setiap jam dari hari saya (semasa saya tidak berada dalam mesyuarat) telah ditetapkan untuk salah satu bidang tanggungjawab saya. Sebagai contoh, saya akan menjadualkan masa yang ditetapkan untuk bekerja pada laporan setiap hari selama satu jam atau lebih. Apabila saya bekerja pada laporan, saya tidak bekerja pada pemasaran atau apa-apa lagi. Satu-satunya perkara yang akan menarik saya dari apa yang dijadualkan saya lakukan adalah permintaan daripada bos atau kecemasan yang serius. Dan jika ada gangguan saya akan berurusan dengannya dan kemudian pergi kembali untuk bekerja pada laporan lagi.

Dengan bekerja dengan cara ini-dengan menetapkan tugas-tugas tertentu kepada bingkai masa tertentu - saya dapat menyelesaikan semua kerja saya. Juga apa yang saya lakukan adalah untuk mengubah senarai tugas / kawasan senarai tanggungjawab ke dalam laporan status yang saya akan e-mel kepada pemegang saham setiap hari supaya mereka tahu di mana saya berada di semua projek saya.

Tetaplah!

Saya masih menggunakan gaya kerja ini semasa saya menulis di rumah. Saya memecah hari kerja saya melalui penerbitan atau laman web. Saya menjadualkan sekeping masa untuk menumpukan kepada projek-projek tertentu dan melainkan tanaman kecemasan yang serius, saya tidak meremehkan dari jadual.

Sebagai contoh, pada hari yang lain saya sedang mengerjakan artikel coffebreakblog (seperti jadual saya) apabila saya melihat e-mel yang saya tunggu di peti masuk saya. Saya tergoda untuk membuka e-mel, tetapi ia adalah untuk artikel yang saya menulis untuk a berbeza laman web, bukan coffebreakblog. Saya sudah melakukan kerja berjadual saya untuk laman web tersebut pada awal hari dan tidak dijadualkan untuk berfungsi lagi sehingga keesokan harinya. Walaupun saya benar-benar mahu membuka e-mel, saya menahan dan meneruskan kerja yang saya lakukan.

Saya tidak membuka e-mel yang dijangka sehingga 12 jam kemudian apabila saya dijadualkan berbuat demikian.

Mungkin ada masa di mana anda dijadualkan bekerja pada projek tetapi tidak boleh kerana anda sedang menunggu sesuatu dan tidak dapat bergerak ke hadapan sehingga anda mendapatkannya. Dalam hal ini saya melakukan sesuatu yang berkaitan dengan projek. Sekiranya saya tidak boleh bekerja dengan daging sesuatu projek, saya sentiasa dapat melakukan pembersihan rumah. Saya boleh mula menyusun invois, saya boleh merangsang idea-idea lain untuk bergerak ke editor pada masa akan datang, saya dapat meluruskan fail komputer saya dan sebagainya.

Ramai profesional yang mempunyai pelbagai tanggungjawab sering mendapati diri mereka tidak pasti apa yang mereka harus lakukan pada masa tertentu.Mempunyai jadual membantu anda membuat keputusan yang sukar. Kecuali ada kecemasan, anda hanya melakukan apa yang seterusnya pada jadual anda.

Arahan Video: Rumah Hijau Design Concept Video (Nostalgia - Secebis Kampung Halaman) (Mungkin 2024).