Adakah Masa Untuk Hapus Peti Masuk E-mel anda?

• Mungkin 2, 2024

Sama ada anda bekerja dari rumah atau bekerja 9 hingga 5 di luar rumah, anda boleh menggunakan peti masuk komputer anda untuk mengarkibkan beberapa mesej anda. Sekiranya anda menggunakan peti masuk anda untuk mengarkibkan, pastikan anda menyimpan stok sedia ada yang anda tinggalkan.

E-mel dengan lampiran besar boleh menggunakan banyak ruang. Walaupun banyak akaun e-mel yang tersedia meningkatkan kapasiti storan untuk pengguna, itu adalah idea yang baik untuk menyimpan pegangan pada apa yang anda simpan. Kadang-kadang "kehadiran" mendesak atau comel diselamatkan kerana anda merancang untuk menghantarnya kepada rakan atau membacanya apabila anda mempunyai masa. Bulan kemudian, anda dapati dan menyedari bahawa ia tidak terlalu comel, tidak juga mendesak. Sekiranya anda tidak menikmati mesej yang dihantar, tanyakan kepada rakan anda supaya tidak menghantarnya atau memadamkannya.

Daripada meninggalkan mesej dalam peti masuk anda, anda mungkin mahu membuat folder sebaliknya. Pertimbangkan untuk membuat folder fail arkib dalam talian untuk e-mel penting.

Apabila membersihkan e-mel peribadi, tanya diri anda ketika terakhir kali saya memerlukan atau menggunakannya? Jika anda merasakan bahawa ia penting, tetapi tidak digunakan dalam 6 bulan, arsipkannya. Semua atau kebanyakan sistem e-mel mempunyai keupayaan untuk menyimpan fail besar. Jika e-mel dari atasan anda, buat folder dengan namanya dan simpan item di sana. Sekiranya nota umum mengesahkan mesyuarat, dan mesyuarat telah berlaku, nota itu tidak lagi diperlukan, kerana anda akan mempunyai subjek mesyuarat, tarikh, masa dan nama peserta di kalendar anda. Banyak syarikat mempunyai peraturan dan undang-undang tentang berapa lama dokumen harus disimpan. Peraturan yang sama mungkin dikenakan untuk e-mel. Jadi baca peraturan dan peraturan sebelum anda menekan butang padam.

Sesetengah orang suka menyimpan segala-galanya dan yang lain tidak mahu berurusan dengan apa yang mereka tidak mahu. Akhirnya kedua-dua amalan boleh menyebabkan masalah yang sama yang menjadi pembungkus dalam dunia bata dan mortar - masalah ruang dan kekacauan. Sekiranya anda mendapati bahawa anda tidak dapat mengingati mengapa anda menjimatkan item, ia mungkin tidak penting. Buat fail arkib pelbagai jenis untuk item seperti ini, berhati-hatilah bahawa anda tidak melemparkan apa-apa dan segala-galanya dalam lubang gelap ini.

Cara mudah untuk mengkategorikan e-mel untuk pengarkiban adalah dengan menggunakan fungsi carian untuk menarik senarai e-mel mengikut subjek atau nama yang sepatutnya. Jika Anthony Parks menghantar e-mel mengenai projek Hamilton, lakukan pencarian Anthony Parks atau projek Hamilton. Sebaik sahaja anda mempunyai e-mel, buat folder di bawah nama projek atau nama individu.

Adakah anda menyimpan huruf atau bentuk masuk tertentu kerana anda suka format atau aliran bahasa dalam dokumen itu? Adalah idea yang baik untuk menyediakan draf secepat yang anda boleh dan letakkan di folder "Draf" anda dengan segera.

Pengemasan e-mel kecil boleh menyimpan fail e-mel anda secara teratur dan tidak berantakan.

Arahan Video: Cara Menghapus Riwayat Email Login Pada Facebook (Mungkin 2024).