Pengurusan Senarai - Excel

• April 28, 2024

Excel menyediakan beberapa alat yang berkuasa untuk pengurusan senarai. Dengan alat ini, anda boleh:
• Isih
• Penapis
• Cari
• Mengesahkan Penyertaan
• Buat Sub-jumlah
• Kategori dengan menggunakan Kumpulan dan Garis Besar
• Rangkum menggunakan Jadual Pivot

Singkatnya, alat ini menyediakan cara untuk menganalisis data anda yang kuat dan bermakna. Walau bagaimanapun, perlu diingat bahawa Excel bukanlah alat pengurusan pangkalan data dan oleh itu, penggunaannya harus terhad kepada menguruskan senarai data.

Seperti pangkalan data, senarai Excel diatur ke dalam baris yang mewakili rekod maklumat dan lajur mewakili bidang dengan setiap rekod dalam senarai yang mengandungi maklumat yang serupa. Terdapat piawaian tertentu yang perlu diguna pakai untuk senarai Excel untuk mengoptimumkan keberkesanan alat data seperti berikut:

• Mulakan setiap senarai baru pada lembaran kerja berasingan.
• Elakkan meletakkan data bukan senarai pada lembaran kerja senarai. Apabila perlu ke integriti senarai, letakkan data kritikal di atas atau di bawah senarai dengan sekurang-kurangnya satu baris kosong antara senarai dan data lain.
• Mulakan senarai dengan menambahkan label lajur. Pilih gaya yang diformat yang berbeza dengan format data supaya Excel boleh mentafsir sempadan senarai.
• Jangan memisahkan data dari label lajur dengan memasukkan baris kosong atau dengan menggunakan baris yang mengandungi garis putus-putus, asteris, atau sebarang simbol bukan data lain. Gunakan ciri pemformatan sempadan sel untuk membezakan secara visual di antara lajur label dan data.
• Setiap lajur harus mengandungi jenis data yang sama untuk setiap rekod dalam senarai anda.
• Jangan campurkan jenis data dalam lajur. Sebagai contoh, data monetari semuanya harus dimasukkan sebagai nombor dan diformat seperti yang dikehendaki, beberapa entri tidak boleh menggunakan teks seperti "Dua Dolar"
• Jangan masukkan baris kosong atau lajur dalam senarai anda. Excel menafsirkan sempadan senarai menggunakan baris dan lajur yang kosong sebagai had penentuan.
• Align data dalam lajur menggunakan alat penjajaran Excel seperti pusat, penjajaran kiri dan kanan dan alat indent. Ruang utama dan jejak dalam sel data akan menjejaskan ciri pengisihan dan penapisan.
• Gunakan arahan sub-total, kumpulan dan garis besar untuk membuat pecahan kategori dalam data anda. Jangan memasukkan baris sub-total secara manual atau gunakan baris kosong untuk membuat pemecahan kategori.

Setelah senarai anda ditubuhkan, anda boleh menambah data ke bahagian bawah senarai. Excel akan memanjangkan formula dan memformat data baru selagi tiga baris sebelumnya mengandungi formula dan pemformatan. Adalah lebih baik untuk menambah data ke bahagian bawah senarai dan resort atau refilter seperti yang diperlukan. Anda perlu mengeluarkan sebarang sub-jumlah, kumpulan atau penapisan sebelum menggunakan senarai anda selepas menambah rekod baru. Sebaik sahaja data baru telah dimasukkan dan disusun dengan sewajarnya, anda boleh memohon semula mana-mana sub-total, pengelasan atau penapisan yang diperlukan.

Pengurusan senarai adalah salah satu alat yang paling berkesan Excel menawarkan kepada pengguna. Belajar menyusun data yang paling berkesan untuk memanfaatkan alat yang ditawarkan adalah tepat pada masanya.

Arahan Video: Membina Sistem Pengurusan guna Excel (April 2024).